浅论一卡通在高校财务管理上的作用

　　(二)身份识别功能

　　通过制定统一规范的信息编码，实现高校内部各部门或外部对原始数据输入一次就能分次或多次利用的目标，全校各部门数据信息的高度一致，确保数据信息的共享，从而打破了过去部门局域内部的信息规则壁垒，全校相互协调，建立起相互关联的相关管理信息系统和公共服务平台，达到信息规则统一，资源共享，这就实现了校园内师生身份的统一认证。全校师生均可以一卡通识别持卡人的身份信息，实现以卡代证的功能，校内各类门禁、考勤、各类身份认证均可以一卡通验证，不断提高管理水平和信息服务质量。

　　(三)查询数据分析报表的功能

　　实现各类统计并提供数据分析报表的功能。可授权一卡通持有者在一定的范围内查询相关的数据统计及其自动形成的数据分析报表，如学院、教务、学工等部门的相关人员可以查询按班级、学院、学生类别等统计的应收数、实收数、欠费数、欠费率，及其可进行随意排序、分类统计的总表、明细等信息。师生也可查询各类科研项目的经费来源和支出的明细，部门领导可查询各类经费的收支情况。

　　三、一卡通对财务管理的作用

　　(一)实现财务业务与各相关部门业务的关联

　　一是实现与教务处的数据互联，进行学费管理。教务处通过一卡通系统将全校学生的学籍信息，包括新生和老生的注册以及转学、转专业、专升本、留级、 休学、复学、退学、毕业等的变化情况及时更新并与财务管理系统对接，财务处根据教教务处所更新的学生信息收取各种费用，各种费用的收取工作通过一卡通系统由银行进行银行代扣，银行按照每个学生的应交金额从其个人银行账户扣交并直接划入学校指定的账户，同时一卡通将已扣交费的学生信息加载到一卡通系统并打上已交费标记。教务系统则根据一卡通提供的交学费名单对学生进行自动注册，对于学校认定可缓欠学费的学生也给予注册，对于确定为恶意欠费学生则不予注册，待其交完学费后再给予注册，当学生在毕业或退学时仍有缓欠交费的情况时，系统则暂时不办理离校手续，待其交完全部学费后才予以办理。

　　二是实现与学生处的数据互联，进行各种奖贷学金的发放。学生处每年根据各学院提交的学生名单进行奖贷金的最终评定，并将评定结果通过一卡通系统传送到财务管理系统，由财务管理系统自动审核学生是否有缓交情况后再进行发放。获得奖学金的学生若有缓欠交费的情况，财务管理系统将直接从其奖学金中扣除。学生处负责的全校学生宿舍信息也可通过一卡通系统上传财务管理系统，由财务处根据相应的宿费标准和相关杂费标准负责收费工作。

　　三是实现与银行的互联。由于一卡通与银行有直连端口，因此财务处可通过管理系统直接下达扣款申请，银行后台处理或通过在线支付后批量发回对账单，由系统完成自动对账。避免了银行扣款完毕后再给对账单，数据交换不及时，数据格式不统一等问题。

　　四是实现与各学院的互联。各学院通过一卡通管理平台取得学生缓欠交费情况汇总，并根据这些信息做好学生各项费用的催缴工作。学院针对不同的情况给予相应的处理，如对缓缴学费的学生进行说服教育，催促其尽快缴清学费，对恶意欠费的学生则将其名单发送到教务处、财务处、学生处的管理系统，各部门再进行相应的处罚;对确实存在困难的学生，可向教务处、财务处和学工处的管理系统在线提交减免学费或缓交学费的申请，各部门则对申请者提交的信息进行审核，并根据国家和学校的相关规定决定是否给予免除或缓交全部或部分学费。

　　五是实现与图书馆管理系统及校医院收费系统的互联。师生可通过一卡通了解自己借阅的情况，如所借的图书书目及分布、借期、超期、丢失、赔款等信息，也可通过一卡通续借和预约借书，通过一卡通支付赔款和罚款；师生可通过一卡通在校医院治病就医，通过一卡通支付医药费。

　　六是实现与科研处科研管理系统的互联。财务管理系统通过科研管理系统取得各类各级横竖向课题的经费情况，根据科研经费管理的有关政策进行课题经费结算。

　　七是实现外部信息查询。一卡通可以为师生提供可靠的身份权限认证，在满足安全性的前提下为教职员工及学生或家长提供查询各职能部门、学院的账目、自身工资、资金、科研经费等经费收支明细及各种费用的缴费标准和缴纳情况等功能。使师生员工能够运用高校财务管理系统查询模块及时查询部门及个人财务信息，打破空间的限制，加快信息的传递。

　　(二)节约人员成本， 提高工作效率

　　一卡通应用以后，校内所有的消费场所将不再实行现金支付，所有的收入都通过校园卡管理中心进行结算，并由财务处直接转入商家或者校内各部门的相应账户。这种结算方式可以极大提高学费、教材费及其他费用收取的效率，有效消除恶意欠缴学费情况。而学生的奖贷学金、勤工助学工资的发放，购买教材余额的退还等小额现金的发放也可以直接划入一卡通，大大地减少现金的流动，避免列造清单，向银行预约、提款，通知各单位及个人领取现金，以及向各单位或个人发放现金等一列系烦琐的工作，也免除了日后的查账困难，同时还能杜绝财务上的道德风险。借助于一卡通强大的数据服务功能，发放和领取的每一笔记录都存储于专用的服务器上，持卡人可以随时查询有关信息，日后的查询和对账非常方便。一卡通的发放和圈存的补助设备可以全天候工作，不受时间限制。校园一卡通的使用，颠覆了传统的现金收取和发放模式，大大减少了财务工作人员的工作量，不但可以提高财务工作效率，而且也方便学生领取，对疏散人员密度，避免意外事故的发生也非常有利。

　　(三)保持用户信息的唯一性，规范财务信息

　　一卡通统一身份认证系统为校园网络诸多应用系统建立了唯一的认证服务平台， 师生的信息资源被统一存储在系统的数据库中，校园网内的所有应用子系统均可共享。其中财务管理系统更高的安全级别则充分保证了教工、学生等各类信息来源的准确性和安全性。对校园网用户而言， 只需要一次身份认证， 就可以对所有被授权的应用系统或资源进行无缝的访问；对系统管理员而言， 则能对各种应用系统用户的集中管理和统一身份认证， 并进行系统级的授权，改变了传统各自为政的用户管理和认证模式，大大提高了认证的可信度和可靠性。实现全校统一用户管理后，财务管理系统会对各个业务子系统录入的数据进行集中管理，自动完成数据的处理和存储，并建立一卡通电子档案，更新后的信息可便捷地被其他用户及时调用，实现信息的及时互联和共享，不再通过纸质或者移动磁盘来传递信息，极大地提高了工作效率，节约了管理资源，实现了会计原始数据采集的及性、准确性和唯一性。

　　(四)规范了学校各种服务设施和教育资源的使用

　　一卡通系统中，可使校园卡按学年设交费标志，只有打过交费标记的校园卡才可以进行报到注册，只有报到注册后一卡通的功能才能全部开放；没有打交费标记的一卡通部分功能处于锁定状态，不能正常使用。杜绝了各种闲杂人员、未交费学生搭便车使用学校各种设施如食堂、实验室、体育场馆的现象，使学校的各种资源得到科学、合理的应用。