浅析高效能门禁管理系统的设计

　　与各信息系统自动化链接

　　门禁系统的总成本，可分为采购成本与维运成本。采购成本为一次性费用，是企业采购门禁系统的实际价格，此成本明确。而维运成本则为长期性不间断的费用，也就是企业为了门禁系统持续运作所投入的人力与物力，这对于长期使用门禁的企业而言，经年累月维运成本的累积，会是最大的负担。

　　一般门禁管理系统的维运成本十分昂贵，需要花费很多人力且数据错误百出，门禁安全性极低，产出效果十分有限。

　　因此，门禁管理系统若能与HR系统、签核系统、考勤系统、企业入口网站等连结(如图一)，方可发挥门禁管理系统的最大效益，并降低维运成本。

　　而系统之间的链接，又以「自动化」为唯一的选择。系统自动化可降低人为操作，一来减少人员操作成本，二来降低人员操作的错误。以下将分述降低维运成本最重要的方法。

　　与HR系统的自动化链接

　　当企业有新进人员到职时，人事管理员会将新进员工的人事数据，如：工号、姓名、卡号、部门、职称、性别等，输入HR系统。此时，门禁系统应依照新进员工的部门、职称、性别等数据，自动且实时于到职日，依权限规则开通，让该员可依权限进出自己的部门及公共区域，也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之，当人事管理员在HR系统中标注此人员离职时，门禁系统应该自动于离职日关闭该离职员工的所有门禁、考勤及用餐权限。

　　与签核系统的自动化链接

　　当人员因为工作需要额外开通某些出入口权限时，会使用企业的门禁申请签核流程，该流程可能是电子签核流程。当门禁权限被核可后，门禁系统应该自动且实时开通该员申请的出入口权限。

　　与考勤系统的自动化链接

　　刷卡除了作为门禁管制外，一般也作为考勤上下班的打卡依据。传统上是利用文本文件将考勤刷卡数据以批次方式汇入考勤系统。但此种方法，无法让管理人员实时掌握员工的出缺勤状态，无法做到实时管理的效率要求。门禁管理系统应该将考勤刷卡数据实时写入考勤系统中。

　　与企业入口网站的自动化连结

　　企业内部入口(Por tal)网站，是整合企业内常用的网络资源。入口网站可以显示员工最近考勤及用餐刷卡记录，因为实时搜寻刷卡资料，员工便可以在第一时间做自我考勤管理或反应考勤异常，完全无需人事管理者手动通知。

　　而在高安全区域出入口，员工个人进出密码可透过企业入口网站，让员工设定自己的门禁密码，进而启用刷卡+密码的双重验证功能。以上与各系统的自动化链接，皆是做到既可精准管制人员门禁权限，又能降低管理成本的有效方法。

　　学会建立稳定的系统

　　再者，拥有一套稳定的系统，较不容易发生异常，异常处理成本也会较低。因此，系统必须具有哪些

　　功能，才可以提供稳定的系统呢?以下提供可评估的方法。

　　系统自我健康管理

　　门禁系统是由门禁控制器、线路及管理系统组合的7 × 24系统。门禁管理系统应随时监视门禁控制器及线路的健康情形，当门禁控制器断线、故障或是刷卡数据异常时，管理系统应该自动实时的通知管理人员处理，并留下事件记录。同时，对于门禁系统的错误，应提供事件记录，以利维护人员做诊断异常。

　　线路质量的容错设计

　　线材、干扰、布线均影响着门禁管理系统与门禁控制器之间的通讯。当线路质量十分恶劣时，管理系统与控制器之间的通讯中断，自然由人员维修线路。但当线路品质不良，线路断断续续时，管理系统还能正常运作，就考验着门禁系统线路品质的容错能力。

　　线路质量不良， 导致人员权限数据下载到控制器失败，管理系统应有自动重新下载机制，以保持门禁控制器中的人员权限正确。管理系统应随时侦测门禁控制器联机状态，当门禁控制器联机恢复时，自动接续收集刷卡资料，无需人为介入操作。同时，管理系统不应因控制器断线产生效率不彰的情形。

　　刷卡数据二阶段提交的接收机制

　　刷卡数据从刷卡到管理系统经历过感应读头、门禁控制器、线路、最后才到管理系统，任何一个环节闪失都会造成刷卡数据的遗失。门禁系统与控制器之间的刷卡数据接收，应该当管理系统确实将刷卡资料储存到数据库后，再下指令将刷卡数据从门禁控制器中移除。

　　另外， 可能因门禁控制器的问题，在控制器内存中有些刷卡资料已经毁损，此时，管理系统收到这些毁损的刷卡数据，应将此类刷卡记录另外存盘，而非丢弃忽略。丢弃忽略毁损的刷卡数据，也有可能造成刷卡数据丢包的问题。

　　有权却无法进出的自动修复机制

　　当门禁持卡人发生刷卡无法进出的异常，接着就是找总务人员处理及发牢骚的时间。

　　稳定的系统应可自行排除此问题，以减轻总务人员的负担，降低维运成本。

　　选购高容量系统

　　最后，随着企业规模不断扩大，门禁管理系统规模也会不断成长。而系统越复杂，越不容易稳定。门禁管理系统对维运成本的影响，也会随着系统复杂度提高而成倍数成长。

　　企业在选择门禁管理系统时，应至少考虑未来5年企业成长的需求，选择高容量的系统。以下提出3点建议：

　　评估系统的效率好坏

　　门禁管理系统的程序架构及设计，影响着门禁效能。虽然我们无法看到程序代码，但藉由CPU使用率、硬盘使用率、数据库使用率的高低，还是可以评估出门禁系统的效率好坏。

　　同一功能， 同样门数、持卡人数、管理者数，系统使用的CPU及硬碟使用率，大致反映出系统效率。低效率管理系统，需要较高的硬体规格方可达到相同执行速度。同时，低效率管理系统会让硬件保持高使用率，容易让硬设备毁损，尤其是硬盘的伤害。

　　支持原生64位系统

　　64位操作系统搭配原生支持64位的门禁管理系统，可以使用超过4G的内存，管理系统可支持的门禁控制器数量将大为提升。同时，64位的数据库系统效能也远高于32位数据库系统。

　　系统的使用实绩

　　门禁管理系统的容量限制， 很难从规格或操作接口上得知。若想知道数据是在多少门或是多少台门禁控制器下，该管理系统依然可以稳定的运作，可能要从管理系统的实际使用案例中，去推估其容量限制。若考虑容量因素时，系统实际使用案例的参考就十分重要。

　　门禁管理高效能很重要

　　由于信息技术、硬件技术、用户规模、商业模式的改变，让门禁功能有了新的定义。本文只是先初步提出门禁管理系统应具备的功能，希望降低门禁管理系统的维运成本，藉以建构出高效能的门禁管理系统功能，让门禁管理可以被妥善应用。未来在实务操作时，建议工程商还必须将个别企业对门禁功能需求的差异考虑进去，以便为客户提供更细致的功能设计。